La Fondazione Telethon ETS, nell’ambito delle proprie finalità istituzionali e in adempimento agli obblighi previsti dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“Regolamento”), fornisce informazioni in merito al trattamento dei dati personali da Lei conferiti al fine di segnalare condotte illecite presso l’ente secondo il D.lgs. 24/2023 (c.d. “whistleblowing”).
Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del trattamento è identificato nella Fondazione Telethon ETS, con sede in Roma, Via Varese n.16/B.
Il Titolare ha nominato un proprio Responsabile per la protezione dei dati personali (DPO), identificato nella persona dell’Avv. Michela Maggi, reperibile presso la sede del Titolare del trattamento ovvero presso i seguenti contatti: Email [email protected]; Pec: [email protected].
Dati trattati, base giuridica, natura e finalità del trattamento
I dati trattati nella gestione della segnalazione, tramite la compilazione del form previsto dall’apposita procedura informatica, sono:
- dati di contatto, identificativi o recapiti rilasciati dal segnalante;
- Informazioni (dati identificativi, dati professionali, dati finanziari) sul segnalato contenute nella segnalazione o acquisite in corso di istruttoria;
- Informazioni (dati identificativi, dati professionali, dati finanziari) relative a terzi che possono essere inserite nella segnalazione e nei documenti eventualmente allegati o acquisiti nel corso dell’istruttoria.
I dati trattati possono rientrare tra i dati comuni e tra le categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del Regolamento, nonché tra i dati relativi a condanne penali e reati, a seconda del contenuto della segnalazione.
I Dati forniti saranno trattati per le seguenti finalità:
- Gestione delle segnalazioni. Le informazioni inserite dal segnalante nella propria segnalazione saranno utilizzate per l’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione stessa. La base giuridica di tale trattamento è quindi rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (“adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”), in particolare per quanto previsto dal decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023;
- Gestione di eventuali procedimenti disciplinari fondati in tutto o in parte sulla segnalazione. Al fine di garantire il diritto di difesa del segnalato, le informazioni contenute nella segnalazione potranno essere utilizzate, unitamente ad altri eventuali elementi di riscontro esterno, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del denunciato. L'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. Pertanto, in questo caso il suo mancato conferimento comporterà l’impossibilità di procedere nei confronti del segnalato.
La base giuridica del trattamento per questa finalità è rappresentata, per i dati comuni, dall’art. 6, par. 1, lett. c), del Regolamento (“adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”) e, per i dati particolari, dall’art. 9, par. 2, lett. b) del Regolamento (“trattamento necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro”). - Tutela in giudizio dei diritti e degli interessi di Telethon. A seguito della segnalazione, Telethon potrebbe dover agire di fronte alle competenti autorità giudiziarie e regolatorie per la tutela di danni occorsi ai propri diritti ed interessi legittimi a causa dei comportamenti del denunciato o di terze persone. In tal caso, l’identità del segnalante non sarà rivelata se non con il suo consenso o, se previsto dalla legislazione applicabile, su disposizione della competente autorità, per esigenze di difesa altrui e fatte salve le opportune misure per impedire la divulgazione e la diffusione di quanto segnalato.
La base giuridica del trattamento per questa finalità è rappresentata, per i dati particolari, dall’art. 9, par. 2, lett. f) del Regolamento (“trattamento necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria”).
Modalità di trattamento
I dati personali identificativi del segnalante sono trattati e archiviati in formato digitalizzato, in modo da essere visibili esclusivamente all’organismo preposto alla gestione della segnalazione. Telethon adotta tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie.
Destinatari dei dati
I Dati potranno essere condivisi con:
- Organismo di Vigilanza di Telethon, quale all’organismo preposto alla gestione della segnalazione, per i soli dati del segnalante;
- dipendenti interni al Titolare o soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Dati in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità per i dati oggetti della segnalazione (a titolo esemplificativo Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), all’autorità giudiziaria ordinaria o all’autorità giudiziaria contabile);
- soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ossia soggetti che cooperano con Telethon per il perseguimento delle finalità di cui sopra, tra cui Audit People, che gestisce la piattaforma di segnalazione. Una lista aggiornata dei responsabili del trattamento è disponibile previa richiesta al Titolare del trattamento.
Trasferimento dei dati all'estero
I Suoi dati verranno trattati in Italia, in conformità alla normativa vigente in materia di trattamento dati personali.
Qualora fosse da Lei richiesto un trattamento da eseguire al di fuori del territorio nazionale, i Dati potranno essere trasferiti al di fuori del territorio italiano; in tal caso Le verrà fornita apposita informativa.
Tempi di conservazione dei dati
I dati personali relativi alle segnalazioni e la relativa documentazione vengono conservati e mantenuti per il periodo necessario al completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni dalla chiusura della segnalazione, salvo eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del segnalato o del segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie). In tal caso saranno conservati per tutta la durata del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo provvedimento. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
Diritti degli interessati
Si comunica che, in qualsiasi momento, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:
- diritto di poter accedere ai propri dati personali;
- diritto di poter rettificare i propri dati personali, ove quest’ultimo non contrasti con la normativa vigente sulla conservazione dei dati stessi e con la necessità di tutelare in caso di contenzioso giudiziario il Titolare
- diritto di chiedere di poter cancellare i propri dati personali, ove quest’ultimo non contrasti con la normativa vigente sulla conservazione dei dati stessi e con la necessità di tutelare in caso di contenzioso giudiziario il Titolare
- diritto di chiedere di poter limitare il trattamento dei propri dati personali;
- diritto di opporsi al trattamento;
- diritto di chiedere, solamente nei casi previsti all’art. 20 del reg. 679/2016, che venga compiuta la trasmissione dei propri dati personali ad altro operatore sanitario in formato leggibile.
Gli interessati potranno, infine, proporre reclamo al reclamo all’Autorità di Controllo, rappresentata in Italia dal Garante per la Protezione dei Dai Personali. Per informazioni in merito potrà consultare il sito del Garante all’indirizzo www.garanteprivacy.it.
Per esercitare i diritti elencati e per ogni altra richiesta relativa al trattamento dei dati personali, gli interessati potranno scrivere ai recapiti di cui alla lettera A della presente informativa.
